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会议管理背景 Background


会议作为讨论、沟通、表决以及决议的载体,是企业日常运营和管理的重要组成部分,各项计划、工作、管控等事宜都需要通过会议进行讨论、决策以及落实;一个企业会议管理的水平,从某种程度上可以反映出该企业的经营管理水平。企业在会议管理上常常存在着以下几个方面的问题:


●    会议计划效率低下:会议安排需要通过电话、邮件等方式一一进行确认,协调参会者均有空的时间召开相关会议,而企业的高层需要参加的会议比较多,导致准备会议预约人员需要耗费大量的时间安排领导在合理的时间参加合适的会议;


●    会议资源安排困难:对会议众多的企业,其本身的会议资源(会议室,投影仪,视屏硬件等设备)往往存在冲突,因此在会议安排中,企业常常发现会议资源难以有效和合理的调配,影响会议效果和资源浪费;


●    会议准备工作不足:相关人员无法在会议之前得到会议相关会议资料,需要到会议上进行相应资料的查看,既影响了会议的效率,也影响了会议的质量;


●    会议延续性不足:会议结束后,往往没有人员去跟进会议的各项决议以及安排的后续工作,大部分事宜还只是停留在口头层面,对于会议中的各项决策以及各项工作都没有得到很好的落实,对其中的决策以及工作也缺乏有效地监督和跟踪,结果成了不了了之,会议没有得到应有效果;


微宏会议管理特色 Features


微宏面向企业的会议管理体系,以协同系统中的流程中心、日程安排、任务管理、资源管理、知识中心为基础实现从会议的准备、会议的召开、到会议的跟踪以及会议的沉淀整个生命周期的体系化管理。微宏会议管理的体系架构图如下:



微宏会议管理功能 Functionalities


●    会议地图:会议地图主要用于管理企业日常各项不同种类的会议,包括月度会议,工作会议,计划会议等类型;实现企业内部会议目录体系的管理,并针对不同的会议生成不同的会议模板,便于日后在对主办部门的提醒,便于发起会议的时候提供导航,方便调用相关模板;



●    会议室管理:会议室管理主要是将现有的各项会议室的相关基础信息,形成整体的会议室资源管理,其中包括会议室的名称,会议室容纳的人员,会议室的详细地址,会议的备注描述等等内容,以便后续在会议准备中进行集中调用;实现和视频会议系统的视频会议系统该会议室的信息同步;


●    会议准备:提前通知主办部门进行准备、填写会议相关的内容以及上传相应的会议资料,预约相关设备和会议室等;此外,会议发起人可以集中查看会议参加对象的日程安排,协调各项人员的时间;自动通知与会人员,同时在与会人员的日程安排中自动形成相应的会议安排,以便与会人员可提前安排,包括是否参加会议的回执和请假;



●    会中实施:签到统计、会议记录,将流程中与会议有关的资料提取到会议信息中。与视频会议系统进行集成,实现对视频会议系统的控制;



●    会议跟踪:管理会议纪要,并推送至与会人员,提醒用户进行查看,相关人员发布会议相关指示和任务,指定相应的办理人员以及督办人员实现办理和反馈;实现会议事项的办理、督办以及跟踪,将会议上的各项决议落实到地;


●    会议统计:对会议管理中形成的数据进行统计分析,对会议中的各项数据进行提取形成相应的报表和查询分析;


●    会议沉淀:会议过程和会议结束后的会议资料,如会议纪要、会议决议、领导视频等,系统将其归档到会议知识库中,实现会议的知识沉淀,便于日后进行查阅以及调阅。



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